Phân hệ Vận hành sau bán
Vận hành toà nhà gọn trong một hệ thống
Từ ngày bàn giao: cư dân, sự cố – bảo hành, phí dịch vụ, ca trực và tuần tra QR của ban quản lý, cho thuê mặt bằng — nối thẳng với dữ liệu bán hàng, không nhập lại.
- Bàn giao căn
- Cư dân
- Sự cố & bảo hành
- Phí & công nợ
Ban quản lý đang vất vả ở đâu
Bốn chỗ rơi việc quen thuộc — EstNex khép lại cả bốn
Danh sách cư dân nằm trong vài file Excel, mỗi người giữ một bản
Chủ căn tự sinh khi ký biên bản bàn giao; người ở, xe, thẻ cập nhật trên một hồ sơ căn
Sự cố báo qua Zalo nhóm, trôi tin, không biết ai đang xử lý
Mỗi sự cố là một phiếu có thời hạn, người xử lý, ảnh trước – sau và tiến độ cư dân nhìn thấy
Thu phí phải dò sao kê, gạch nợ bằng tay cuối tháng
Thông báo phí có QR riêng, chuyển khoản đúng mã là tự khớp — công nợ đúng tới từng căn
Không biết bảo vệ, kỹ thuật hôm nay đã làm gì, có đi tuần thật không
Ca trực kéo theo việc định kỳ và tuần tra quét tem QR; lượt lỡ báo ngay, báo cáo ngày in ra gửi chủ đầu tư
Một vòng đời liền mạch
Từ bàn giao tới cho thuê — không đứt đoạn
- 1
Bàn giao căn
Lịch hẹn, checklist, chỉ số đồng hồ, ký tay, biên bản PDF.
- 2
Cư dân
Chủ căn, người ở, xe, thẻ — cổng cư dân mời tự động.
- 3
Sự cố & bảo hành
Phiếu có hạn, giao kỹ thuật, cư dân theo dõi từng bước.
- 4
Phí & công nợ
Chốt kỳ, QR, khớp ngân hàng, nhắc nợ hàng loạt.
- 5
Ca trực & tuần tra
Ca tuần, việc định kỳ, tuần tra QR, báo cáo ngày.
- 6
Cho thuê
Hợp đồng, tiền thuê theo kỳ, cọc giữ hộ.
Ca trực là trục
Việc định kỳ và tuần tra đều chạy theo ca
Nhân sự
Mời theo vai trò
Ca trực
Xếp người cả tuần
Việc định kỳ
Checklist, ảnh có dấu giờ
Tuần tra
Quét tem QR theo lộ trình
Báo cáo ngày
Tự tổng hợp, in gửi chủ đầu tư
Thiết lập nhanh cho ban quản lý — 4 bước
- 1
Mời nhân sự theo vai trò
Bảo vệ, kỹ thuật, vệ sinh, lễ tân, tổ trưởng — mỗi người thấy đúng việc của mình.
- 2
Chọn bộ mẫu ca & việc
Kiểu chia ca và việc chuẩn của ban quản lý — tick chọn, không nhập tay.
- 3
Xếp người vào ca cả tuần
Chép lịch tuần trước; việc theo ca tự về đúng người trực.
- 4
Dựng điểm & lộ trình tuần tra
Đặt điểm, gắn lộ trình vào ca, in tem QR dán tường.
Tuần tra & hiện trường
Tuần tra có bằng chứng — kể cả dưới hầm mất sóng
Tuần tra quét tem QR
Tem QR dán tại từng điểm; bảo vệ quét bằng camera điện thoại, cả iPhone.
Lộ trình theo ca
Vd 2 tiếng một lượt; lượt bị lỡ tự báo người quản lý.
Sự cố ngay tại điểm
Ghi nhận tại chỗ, thành phiếu sự cố có người xử lý và thời hạn.
SOS & hotline dự án
Nút khẩn cấp gọi hoặc nhắn hotline; người điều hành nhận báo ngay.
Bản đồ điều hành
Điểm tuần tra, lượt quét và SOS trên cùng một bản đồ.
Chạy khi mất sóng
Hầm xe không có mạng vẫn quét, có sóng tự gửi; giờ quét neo theo máy chủ, máy bị chỉnh giờ là gắn cờ.
Trợ lý AI cho vận hành
Bản tin đầu ngày, hỏi tình hình toà nhà, tạo phiếu sự cố hay lượt tuần tra bằng lời.
Cổng cư dân dạng ứng dụng
EstNex Cư dân — cài từ mã QR dán ở sảnh
- Ban quản lý tạo link và mã QR, in tờ dán sảnh, thang máy
- Cư dân thêm EstNex Cư dân ra màn hình chính — không cần kho ứng dụng
- Thông báo đẩy khi kỹ thuật tiếp nhận và xử lý xong yêu cầu
- Thông báo toà nhà, nhắc phí đến hạn, trả phí bằng QR
Tính năng chi tiết
Đủ cho ban quản lý chuyên nghiệp
Bàn giao căn
- Đợt bàn giao theo toà, lịch hẹn, giao cán bộ phụ trách
- Checklist theo hạng mục: đạt / không đạt, ghi chú, ảnh
- Chỉ số điện / nước lúc nhận nhà làm đầu kỳ tính phí
- Khách và cán bộ ký tay ngay trên máy tính bảng, in biên bản PDF
- Lỗi tồn đọng tự thành phiếu bảo hành; giao dịch tự sang "Đã bàn giao"
Căn & cư dân
- Chủ, đồng sở hữu, người thuê, người ở — theo khoảng thời gian
- Danh sách xe, tra biển số gõ kiểu nào cũng ra, số thẻ ra vào
- Nhập Excel cư dân của căn bàn giao trước khi dùng phần mềm
- Tên, số điện thoại đi theo hồ sơ khách — không lệch hai nơi
Yêu cầu, sự cố & bảo hành
- Danh mục (điện, nước, thang máy…) có thời hạn xử lý riêng
- Tự biết căn còn bảo hành theo ngày bàn giao
- Giao kỹ thuật, ảnh / video trước – sau, trao đổi trong phiếu
- Báo cư dân từng bước; cư dân xác nhận và chấm sao
Phí quản lý & dịch vụ
- Đơn giá theo m², cố định, đồng hồ bậc thang, theo số lượng
- Thu trước / thu sau, chu kỳ tháng / quý / năm theo từng dịch vụ
- Chốt kỳ một lần cho cả dự án, có xem trước
- Thông báo phí PDF + QR; khớp chuyển khoản tự động; nhắc nợ hàng loạt
- Sổ phí ghi sự kiện, không sửa lùi — đối chiếu được mọi lúc
Cổng cư dân
- Ứng dụng EstNex Cư dân cài từ mã QR ở sảnh — không cần kho ứng dụng
- Một tài khoản cho mọi căn ở mọi chủ đầu tư dùng EstNex
- Xem thông báo phí, trả bằng QR, nhắc phí đến hạn
- Gửi yêu cầu kèm ảnh; thông báo đẩy khi kỹ thuật tiếp nhận, xử lý xong
- Thông báo toà nhà theo toà / tầng / căn
Ca trực, công việc & tuần tra
- Thiết lập 4 bước từ bộ mẫu: tick trong 74 việc chuẩn của ban quản lý
- Lịch ca theo tuần, chép tuần trước, vào / ra ca trên điện thoại
- Việc định kỳ theo ca: checklist, số đo có ngưỡng, ảnh / video có dấu giờ + toạ độ
- Tuần tra quét tem QR theo lộ trình, chạy cả khi mất sóng
- Mục không đạt tự mở phiếu sự cố; báo cáo ca, báo cáo ngày in được
Tổng quan & báo cáo
- Bản đồ điều hành: điểm tuần tra, lượt quét, SOS
- Tỉ lệ lấp đầy, phiếu mở / quá hạn, thời gian xử lý trung bình
- Điểm hài lòng của cư dân, danh mục sự cố nhiều nhất
- Công nợ phí theo kỳ, tỉ lệ thu, căn nợ nhiều nhất
- Hợp đồng thuê sắp hết hạn, lịch bàn giao tuần tới
Cho thuê mặt bằng
- Hợp đồng nhiều căn / ô (shophouse, văn phòng, sàn tầng đế)
- Tiền thuê theo kỳ, tăng giá định kỳ, phạt chấm dứt sớm
- Cọc thuê là tiền giữ hộ — nhận, hoàn, cấn trừ rõ ràng
- Gia hạn nối tiếp, khách thuê vào cổng cư dân như chủ căn
Mỗi người một màn hình
Đúng việc cho từng vai trò
Trưởng ban quản lý
Thiết lập 4 bước từ bộ mẫu, theo dõi bản đồ điều hành, nhận bản tin AI đầu ngày, duyệt báo cáo ngày.
Tổ trưởng
Tổ bảo vệ, kỹ thuật, vệ sinh: xếp ca và giao việc cho tổ, nhận và giao phiếu sự cố, xem báo cáo ca của tổ.
Lễ tân – chăm sóc cư dân
Tra căn, người ở, xe; tiếp nhận yêu cầu tại quầy; gửi thông báo toà nhà và tin nhắn cho cư dân.
Bảo vệ
Vào / ra ca, quét tem QR theo lộ trình — hầm mất sóng vẫn quét; nút SOS, báo sự cố ngay tại điểm, tra biển số xe.
Kỹ thuật
Kiểm căn bàn giao, xử lý phiếu sự cố, ghi số đo phòng bơm, trạm điện — vượt ngưỡng tự mở phiếu.
Vệ sinh – cảnh quan
"Việc của tôi" theo ca: checklist từng khu, ảnh trước – sau, báo xong là quản lý thấy ngay.
Nhân sự ban quản lý
Mẫu ca, xếp và chép lịch ca, theo dõi vào / ra ca, vắng mặt, báo cáo ca để chấm công.
Kế toán vận hành
Chốt kỳ phí, ghi thu tại quầy, theo dõi công nợ — không tự miễn giảm khi không có quyền.
Cư dân & khách thuê
Ứng dụng EstNex Cư dân: trả phí bằng QR, gửi yêu cầu, nhận thông báo đẩy khi yêu cầu được xử lý.
Chủ đầu tư
Thấy chất lượng vận hành từng dự án: sự cố, công nợ, hài lòng — cùng hệ thống với bán hàng.
Vì sao chọn EstNex
Vận hành nối liền bán hàng
Không nhập lại dữ liệu
Căn, chủ căn, ngày bàn giao, diện tích tính phí đều lấy từ dự án và giao dịch đã có.
Phân quyền tới từng dự án
Công ty vận hành thuê ngoài chỉ thấy toà mình quản lý; nhân viên ca chỉ thấy việc của mình.
Chạy tốt trên điện thoại
Không cần kho ứng dụng: mở trình duyệt hoặc cài ra màn hình chính; mất sóng vẫn quét tuần tra.
Tiền đúng sổ
Phí ghi theo sự kiện, khớp ngân hàng tự động, xuất được mọi lúc cho kế toán và kiểm toán.
Có trong gói Tăng trưởng
Phân hệ Vận hành — bàn giao, cư dân, sự cố – bảo hành, phí dịch vụ, cổng cư dân, chia ca, công việc & tuần tra QR, cho thuê — có từ gói Tăng trưởng. Workspace mới được dùng thử 14 ngày đủ phân hệ.
Câu hỏi thường gặp về Vận hành
Công ty vận hành thuê ngoài có dùng được không?
Có. Chủ đầu tư mời nhân sự công ty vận hành vào workspace với vai trò giới hạn theo dự án — họ chỉ thấy toà mình quản lý, dữ liệu vẫn thuộc chủ đầu tư.
Cư dân có phải tải ứng dụng không?
Không cần kho ứng dụng. Cư dân quét mã QR dán ở sảnh hoặc thang máy, thêm EstNex Cư dân ra màn hình chính để nhận thông báo đẩy; một tài khoản xem được mọi căn ở mọi chủ đầu tư dùng EstNex.
Thu phí có tự khớp với ngân hàng không?
Có. Mỗi thông báo phí có mã thanh toán và QR riêng; nối nguồn báo có ngân hàng là chuyển khoản đúng mã được gạch nợ tự động.
Toà nhà đã bàn giao từ trước thì nhập dữ liệu thế nào?
Nhập Excel danh sách cư dân, chỉ số đồng hồ; biên bản đã ký ngoài được ghi bù kèm file scan, đúng ngày trên giấy.
Bảo vệ, vệ sinh có cần máy riêng không?
Không. Điện thoại có trình duyệt là đủ, iPhone hay Android: vào ca, làm checklist, quét tem tuần tra, chụp ảnh / quay video và gửi báo cáo ca.
Hầm xe không có sóng thì quét tuần tra thế nào?
Vẫn quét bình thường: lượt quét lưu trên máy và tự gửi khi có sóng. Giờ quét neo theo máy chủ — máy bị chỉnh giờ sẽ bị gắn cờ.
Vận hành có tính tiền riêng không?
Phân hệ có trong gói Tăng trưởng trở lên. Gói Dùng thử và Khởi đầu chưa gồm Vận hành; dùng thử 14 ngày có đủ phân hệ.
Xem Vận hành chạy trên toà nhà của bạn
30 phút: dựng thử một toà demo — bàn giao một căn, chốt kỳ phí có QR, xếp ca, in tem tuần tra và quét thử ngay trong buổi.